Formazione? Attenzione alle firme sui registri in aula

La perfetta tenuta dei registri di presenza del corso di formazione rappresenta un momento molto delicato per il formatore ed il responsabile di progetto formativo.

Su di essi ricadono precise responsabilità giuridiche, spesso sottovalutate, conseguenti al corretto rispetto delle procedure.

Sentito a sommarie informazioni testimoniali, a seguito di grave infortunio sul lavoro del collega, il lavoratore disse di non ricordare se e quando avesse frequentato il corso di formazione e posto dinanzi al registro delle presenze dichiarò di non riconoscere la propria firma.

Vi è mai capitato? No?

Avviene molto spesso con gravi conseguenze per il docente formatore, che suo malgrado si ritrova al centro di un’indagine di polizia giudiziaria.

Non è raro che un lavoratore, sentito in una caserma dei Carabinieri, sentitosi sotto pressione, dimentichi non solo di aver frequentato il corso ma addirittura disconosca la propria firma, apposta sul registro presenze, portando la polizia giudiziaria a pensare che quel corso non si sia proprio svolto o che egli non fosse presente.

Come ci può difendere?  E’ mai possibile che una persona non riconosca la propria firma? Con quale criterio si devono raccogliere le firme sui registri?

Riguardo l’organizzazione dei corsi i più recenti ASR precisano che per ciascun corso si debba provvedere, tra l’altro, ad istituire  il registro presenza dei partecipanti.

Il registro, che farà riferimento all’elenco dei corsisti iscritti, dovrà indicare la data, il nome e il cognome del discente, l’orario di entrata ed uscita su cui andrà apposta la firma e dovrà essere controfirmato dal docente.

Il docente certifica l’originalità delle firma , la presenza del discente in aula nell’orario indicato

Che caratteristiche deve presentare la firma apposta dai lavoratori?

Secondo quanto previsto dalla legge,

la firma deve essere posta con la mano del suo autore; non si richiede una particolare grafia, né l’uso del corsivo.

La legge non prevede come si debba firmare. Chiarisce solamente che

la firma deve essere autografa, ossia fatta di pugno da chi accetta un contratto o mette per iscritto una propria dichiarazione. ( nel nostro caso di presenza)

La firma ha lo scopo di risalire all’identità del sottoscrittore, al fine di attribuirgli la paternità della manifestazione di volontà contenuta nel foglio scritto.

Per tale motivo, la firma deve avere gli elementi di personalizzazione che possono far risalire al suo autore.

Essendo appunto un elemento di personalizzazione, la legge non dice come essa debba essere apposta, proprio per permettere a ogni uno di avere i propri elementi identificativi.

E’ valida la firma in stampatello?

Conseguentemente a quanto appena detto, non possiamo dire che firmare in stampatello sia illegale; infatti se la persona è abituata a firmare in tal modo, questo segno grafico è elemento di caratterizzazione sufficiente.

La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 2817/07 ha disposto che:

“Poiché la firma si caratterizza per l’autografia della sua formazione e della sua attitudine ad evidenziare un qualche elemento di identificazione, anche allo scopo di pervenire possibili abusi o vere e proprie falsificazioni, non può escludersi a propri ed in modo generalizzato che la firma debba essere necessariamente redatta in carattere corsivo ove anche quella in stampatello presenti elementi di peculiarità”.

La firma deve essere leggibile o basta una sigla?

Non ci sono norme specifiche che stabiliscono che la sottoscrizione – ossia la firma – debba essere leggibile, né tantomeno che vietano di apporre una semplice sigla.
Eppure sia quando si sottoscrivono dei documenti pubblici, o anche per la sottoscrizione di determinati atti notarili, viene richiesta una firma leggibile.

Quando una firma illeggibile non è valida?

In tutti gli altri casi una firma illeggibile non può comportare la nullità del contratto qualora la sottoscrizione presenti dei tratti distintivi dell’autore e di conseguenza sia possibile individuare la paternità della firma.

La stessa prassi poi si applica per gli atti della pubblica amministrazione, specialmente quelli in cui il pubblico ufficiale ha necessità di autenticare con facilità la paternità della firma.

Una firma leggibile quindi è preferibile ma non obbligatoria; d’altronde non si può chiedere ad una persona di andare contro ai propri tratti distintivi per fare una firma facilmente leggibile ma che non lo rappresenta.

Chi può contestare una firma illeggibile?

Con la sentenza n°23669 del 2015 la Corte di Cassazione ha stabilito che l’atto sottoscritto con una firma illeggibile non può essere contestato dalla controparte qualora le generalità della persona si possano desumere dal contesto dell’atto stesso.

In tal caso solo l’autore della firma può contestarla. L’onere della prova varia a seconda delle situazioni:

• per le scritture private spetta alla controparte dimostrare la paternità della firma posta dal soggetto che la contesta avviando un’istanza di verificazione (articolo 216 del Codice di procedura civile);

• per gli atti pubblici è colui che disconosce la firma a dover portare le prove che ne dimostrano la mancata veridicità, tramite una querela di falso (articolo 221 del Codice di procedura civile).

Opero nel settore agricolo e molti lavoratori non sono stati scolarizzati nei loro paesi di origine, per cui firmano con una X

La “x”, anche se apposta davanti ad un pubblico ufficiale non ha alcun valore . 

Lo ha stabilito il CONSIGLIO DI STATO, SEZ. IV – con la sentenza 13 febbraio 2013 n. 908

E’ inammissibile, per nullità della procura speciale, e quindi per carenza di valido mandato ad litem, un ricorso proposto innanzi al G.A., nel caso in cui la parte che ha conferito il mandato al difensore, dichiaratasi analfabeta, abbia apposto il c.d. crocesegno alla presenza di testimoni, dinanzi a funzionario comunale e il difensore abbia autenticato il crocesegno con la propria sottoscrizione; infatti, il c.d. crocesegno non è suscettibile di autenticazione da parte del difensore. 

Inoltre, la Sez. IV che, secondo Cass. Sez. Lav., 16 aprile 2004, n. 7305,

“una procura alle liti sottoscritta con crocesegno o priva del tutto di sottoscrizione non è suscettibile di autenticazione né da parte del difensore, ove rilasciata in calce o a margine dell’atto giudiziale, né, ove rilasciata con atto separato, da alcun pubblico ufficiale (nella specie, impiegato comunale), atteso che la sottoscrizione, essendo indispensabile ai fini dell’individuazione dell’autore del documento e costituendo un elemento essenziale dello stesso, deve risultare da segni grafici che indichino, anche in forma abbreviata, purché decifrabile, le generalità del soggetto che conferisce la procura e non è integrata, pertanto, da un segno di croce vergato, ancorché in presenza di testimoni, al posto della firma”.

Quindi come comportarsi ?

Personalmente identifico i discenti, i lavoratori e chiedo loro di firmare in modo leggibile e con la stessa grafia riportata sul documento di identità

Evito sempre di far apporre sigle che possono essere in qualche modo confutate o disconosciute dall’autore.

Cerco sempre di farmi un’idea su chi mi ritrovo in aula, approfondendo le origini di provenienza, il livello culturale, la capacità di interagire e quant’altro mi possa aiutare a scattare una fotografia visiva delle persone che ho di fronte, anche annotandomi circostanze curiose o aneddoti che nel tempo posso tornarmi utili per dimostrare quanto accaduto durante le lezioni.

Riguardo la firma?

In assenza di norme specifiche che stabiliscono che la sottoscrizione del registro debba essere leggibile , l’esperienza mi ha insegnato che :

una brutta firma leggibile è molto meglio di una bella sigla incomprensibile